Hệ thống tài khoản – 641. Chi phí bán hàng. – 2022

TÀI KHOẢN 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG

(Thông tư 200/2014/TT-BTC)

✵

✵ ✵

Nguyên tắc kế toán

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản

Phương pháp hạch toán kế toán

▼về cuối trang

Nguyên tắc kế toán

Tham khảo: Nguyên tắc kế toán các khoản chi phí

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát
sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi
phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi
phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng
gói, vận chuyển, …

b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính
thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch
toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều
chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản
641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu,
bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền
khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp,
tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết
chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh
doanh”.

▲về đầu trang

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Bên Nợ:

– Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản
phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.

Bên Có:

– Khoản được
ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;

– Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định
kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.

Số dư: Tài khoản 641- Chi phí bán hàng không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có 7 tài khoản cấp 2.

– Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải
trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm,
hàng hoá, … bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, …

– Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các
chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng
hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu,
nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá
trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ, … dùng cho bộ phận
bán hàng.

– Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi
phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng
cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc, …

– Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí
khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi,
phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất
lượng, …

– Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi
phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình
xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.

– Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các
chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa
TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc
vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán
hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, …

– Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi
phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên
như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng
hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

▲về đầu trang

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các
khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho
nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp
dịch vụ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có
các TK 334, 338, …

b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng,
ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có
các TK 152, 153, 242.

c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có
TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại,
fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực
tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141,
331, …

đ) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng

– Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa
lớn TSCĐ:

+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán
hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa
đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu
hoặc chưa có hóa đơn).

Có
TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)

+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ các TK 335, 352

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có các TK 331, 241, 111, 112, 152, …

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có
giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ,
định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã
phát sinh, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

e) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao
gồm bảo hành công trình xây lắp):

– Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm
theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện
trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng
mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải
trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

– Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự
phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn
hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước
nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí,
ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này
nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán
trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả

Có
TK 641 – Chi phí bán hàng (6415).

g) Đối với sản phẩm,
hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

– Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản
xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng
cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm,
hàng hóa, ghi:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn
hàng hoá)

Có các TK 155, 156.

+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng
khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác
như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….)
thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán
(trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận
hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo,
khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng
để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số
lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết
minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại
cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

+ Khi hết
chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại
chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại
không phải trả lại, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)

Có
TK 711 – Thu nhập khác.

h) Đối với sản phẩm,
hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên
quan, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí
bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)

Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng
nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331
– Thuế GTGT phải nộp.

i) Trường hợp sản phẩm,
hàng hoá dùng để biếu, tặng

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách
hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn
hàng hoá)

Có các TK 152, 153, 155, 156.

Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331
– Thuế GTGT phải nộp.

– Trường hợp
sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải
bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm,
hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có các TK 152, 153, 155, 156.

k) Số tiền phải trả
cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ
thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 -
Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 338 – Phải
trả, phải nộp khác (3388).

l) Hoa hồng
bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 641 -
Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 -
Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

m) Khi phát
sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:

Nợ các TK
111, 112, …

Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

n) Cuối kỳ
kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác
định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911 -
Xác định kết quả kinh doanh

Có
TK 641 – Chi phí bán hàng.

▲về đầu trang